Электронная подпись для бизнеса: как получить и использовать? Обзор возможностей и законодательства

Электронная подпись стала неотъемлемой частью современного бизнеса в Беларуси. Без неё невозможно сдать отчётность, подписать электронные документы или работать в системах ЭТТН и ЭДО. Она обеспечивает юридическую силу электронных документов, экономит время и упрощает взаимодействие с государственными органами и партнёрами.

Использование электронной цифровой подписи (ЭЦП) позволяет полностью перейти на цифровой документооборот, снизить расходы на бумажные носители и ускорить бизнес-процессы, сохранив при этом полную юридическую значимость документов.

Основные нормы, регулирующие использование ЭЦП, установлены Законом Республики Беларусь «Об электронном документе и электронной цифровой подписи». Закон определяет, что документ, подписанный электронной подписью с соблюдением установленных законодательством условий, имеет ту же юридическую силу, что и бумажный с собственноручной подписью.

Контроль и координацию в этой сфере осуществляет государственное предприятие «Национальный центр электронных услуг» (НЦЭУ). Среди основных задач НЦЭУ - оказание электронных услуг, разработка информационных систем и ресурсов, предназначенных для оказания электронных услуг, участие в формировании и развитии государственной системы оказания электронных услуг.

Электронная подпись используется исключительно при наличии действующего сертификата ключа проверки электронной подписи, выданного аккредитованным оператором. Срок действия такого сертификата, как правило, составляет 12 месяцев.

ЭЦП — это набор электронных данных, предназначенных для защиты информации и подтверждения личности подписанта. Она создается с помощью закрытого ключа, известного только владельцу, и проверяется с использованием открытого ключа, который содержится в сертификате.

Применение ЭЦП гарантирует:

• подлинность отправителя;
• целостность документа (невозможность изменения после подписания);
• юридическую доказательность при спорах и проверках.

Электронный документ, подписанный ЭЦП, при соблюдении условий использования ЭЦП, установленных законодательством, полностью равен бумажному и может использоваться в суде или при взаимодействии с госорганами.

Электронная подпись применяется практически во всех направлениях деятельности компаний:

• Налоговая и статистическая отчётность — подача деклараций, справок, отчетов в МНС, Белстат, ФСЗН, Белгосстрах.
• Электронный документооборот (ЭДО) — подписание договоров, актов, счетов-фактур, накладных с контрагентами.
• Электронные транспортные накладные (ЭТТН) — обязательны для большинства перевозчиков и поставщиков.
• Банковские операции и тендеры — доступ к интернет-банкингу, участие в электронных закупках.
• Внутренние документы компании — кадровые приказы, отчеты, заявки, согласования.

Таким образом, ЭЦП является универсальным инструментом, обеспечивающим юридическую чистоту и скорость всех электронных процессов.

Шаг 1. Выбор аккредитованного центра.
Получить подпись можно только в регистрационных центрах Национального центра электронных услуг (НЦЭУ). Полный список адресов доступен на его официальном сайте.

Шаг 2. Подготовка документов.
Для юридических лиц и ИП потребуются:

• заявление на выдачу сертификата;
• паспорт руководителя или доверенного лица;
• доверенность (если подпись получает представитель);
• перечень сведений о получателе;
• иные документы - в зависимости от статуса получателя. Подробнее нужно смотреть на официальном сайте НЦЭУ

Шаг 3. Заключение договора и оплата.
После проверки документов заключается договор на предоставление услуг и производится оплата.

Шаг 4. Получение ключей и сертификата.
Подпись выдается на защищенный носитель (eToken, Rutoken, смарт-карта), который содержит закрытый ключ.

Шаг 5. Установка программного обеспечения.
Необходимо установить драйверы и сертификаты на рабочем компьютере, после чего подпись готова к использованию.

Электронная подпись применяется при:

• подписании электронных документов в системах ЭДО (ДокОбмен (docobmen.by), Контур.Диадок (skbkontur.by), СЭД “БелЭнерго”, ISsoft, podpis.by Docs и др.);
• сдаче отчётности в налоговую и ФСЗН через соответствующие порталы;
• подписании и отправке ЭТТН;
• авторизации на государственных онлайн-ресурсах.

Для проверки подлинности документа можно использовать бесплатные сервисы операторов доверенных сертификатов, которые показывают информацию о владельце и сроке действия подписи.

Закрытый ключ — это персональный элемент, который нельзя передавать третьим лицам. Нарушение этого правила приравнивается к утрате подписи.

Рекомендации по безопасности:

• хранить носитель в недоступном месте;
• защищать паролем;
• не подключать устройство к сторонним компьютерам;
• в случае утраты немедленно подать заявление на отзыв сертификата.

Продлевать действие подписи следует до истечения срока, чтобы избежать блокировки доступа к системам отчетности и ЭДО.

• Получение подписи в неаккредитованном центре — сертификат не признается государственными системами.
• Истекший срок действия — отчетность и документы не принимаются.
• Ошибки при установке ПО — невозможность подписания файлов.
• Отсутствие доверенности у пользователя — риск признания документа недействительным.

Все эти ситуации приводят к срыву сроков подачи отчетности и юридическим рискам.

• Проверяйте, что центр, где вы получаете подпись, входит в официальный перечень аккредитованных операторов.
• Назначайте ответственного сотрудника за хранение и продление сертификатов.
• Обновляйте сертификаты заранее, не дожидаясь окончания срока.
• Проверяйте корректность работы подписи в используемых системах.
• При большом документообороте подключите корпоративный сервис ЭДО для централизованного управления подписями.

Электронная подпись — не просто технологический инструмент, а обязательный элемент делового оборота в Беларуси. Она обеспечивает юридическую силу документов, сокращает издержки и ускоряет взаимодействие с контрагентами и государственными структурами.

При правильном оформлении и соблюдении требований безопасности ЭЦП становится надежной основой для цифровизации бизнеса и защиты его прав в правовом поле Республики Беларусь.