Даже небольшая компания каждый день работает с договорами, счетами, актами и накладными. Для руководителя это может выглядеть как рутина, но за ней стоит постоянный поток документов, которые нужно создать, подписать, передать контрагенту и где-то сохранить. Значительная часть этих документов уже оформляется в электронном виде. Это экономит время, но только при одном условии: процесс должен быть выстроен. Нужно понимать, какие документы используются, кто их подписывает, где они хранятся и кто отвечает за отправку и получение.

На практике большинство компаний переводят в электронный формат следующие группы документов:

• договоры и дополнительные соглашения;
• акты выполненных работ и оказанных услуг;
• счета и счета-фактуры;
• товарные накладные и ЭТТН;
• первичные бухгалтерские документы;
• налоговую отчетность;
• отчетность в фонды;
• переписку с государственными органами.

Кадровые документы можно вести электронно только в случаях, которые предусмотрены законодательством, и с соблюдением требований к их хранению. Порядок работы зависит от конкретного документа: одни подписываются электронной подписью, другие передаются через оператора, третьи направляются напрямую в госорган. Поэтому перед внедрением стоит составить список документов и для каждого определить, какой порядок к нему применяется.

ЭТТН — это электронная товарно-транспортная накладная. Она заменяет бумажную накладную при перевозке товаров и содержит сведения о грузе, отправителе, получателе, перевозчике и данные, необходимые для учета движения товара. Документ создается, подписывается и передается в электронном виде через оператора электронного документооборота.

Для бизнеса ЭТТН важна прежде всего как инструмент учета. Когда товар отгружен, получатель видит документ сразу, а не через несколько дней после доставки бумаг курьером. Это ускоряет приемку, снижает риск расхождений и упрощает сверку с поставщиком. Работа с ЭТТН нужна тем, кто регулярно отгружает или получает товары: интернет-магазинам, оптовым и розничным компаниям, перевозчикам, а также бизнесу, который только начинает поставки.

Основное отличие касается формы. Бумажная накладная существует в одном экземпляре или в нескольких копиях, которые нужно распечатать, подписать и доставить. ЭТТН существует только в электронном виде и заверяется электронной подписью.

Есть и другие различия:

• Подписание. Бумажный документ подписывается ручной подписью и печатью, электронный — электронной подписью уполномоченного лица.
• Передача. Бумажную накладную нужно доставить, а ЭТТН передается через систему почти сразу.
• Хранение. Бумажные документы занимают место и теряются, электронные хранятся в системе и легко находятся по реквизитам.
• Исправление. Ошибку в бумажной накладной обычно исправляют вручную, в электронной — по установленной процедуре, которая фиксируется в системе.
• Автоматизация. ЭТТН можно связать с бухгалтерской программой и складским учетом, а бумажный документ приходится вносить вручную.

Сам по себе переход на ЭТТН не сокращает ответственность за правильность данных. Просто документ становится быстрее и прозрачнее.

Купить доступ к сервису недостаточно. Нужно встроить его в рабочий процесс, и для этого обычно требуется несколько элементов.

Первое — учетная система, в которой ведутся товары, остатки и контрагенты. Если данные в ней неточные, ЭТТН будет неточной. Второе — сервис или программное решение, которое подключено к оператору ЭДО. Третье — электронная подпись. Ее получают уполномоченные сотрудники, и важно понимать, что подпись связана с конкретным человеком. Четвертое — ответственный сотрудник, который следит за созданием, отправкой и статусами документов. Пятое — корректные данные о товарах и контрагентах: наименования, коды, реквизиты. Шестое — интеграция с бухгалтерией, когда она нужна, чтобы документы не приходилось переносить вручную.

Практический совет: до запуска стоит пройти тестовую отгрузку с одним контрагентом и проверить весь путь документа от создания до принятия.

Электронный документооборот касается не только отношений между компаниями. Бизнес взаимодействует в электронном виде и с государственными органами. Речь идет прежде всего о налоговых органах, которым направляются декларации и другие сведения, и о ФСЗН, куда подаются отчеты по сотрудникам и начислениям. Кроме того, в зависимости от вида деятельности могут быть и другие системы и организации, с которыми нужно обмениваться данными.

Здесь важно не пытаться составить исчерпывающий список форм и сроков. Он быстро устаревает. Лучше определить, какие отчеты обязана сдавать конкретная компания, кто за них отвечает и как контролируется получение подтверждения. Подписи, доступы и сроки нужно проверять на дату каждой отправки.

Отдельный риск связан с ответственностью. Если отчет сдает электронно сотрудник, которого нет на месте, а доступ к подписи есть только у него, компания рискует пропустить срок. Поэтому в электронной отчетности так важна не только техническая часть, но и распределение ролей.

Переход лучше планировать заранее, пока операций немного. Последовательность может быть такой:

1. Определить виды документов, которые компания создает и получает.
2. Выяснить, какие из них могут или должны оформляться электронно.
3. Выбрать сервисы и оператора ЭДО.
4. Получить необходимые средства электронной подписи.
5. Назначить ответственных за каждый процесс.
6. Настроить бухгалтерскую программу и справочники.
7. Проверить обмен документами с контрагентами на тестовых данных.
8. Определить порядок хранения и доступа к архиву.
9. Обучить сотрудников и зафиксировать инструкцию.

Для новой компании этот план занимает несколько недель, но экономит месяцы исправлений потом. Если бизнес уже работает на бумаге, перевод лучше делать поэтапно, начиная с наиболее регулярных документов.

Если компании нужна помощь с настройкой учета и отчетности, можно обратиться к бухгалтерскому сопровождению бизнеса и заранее согласовать порядок работы с документами.

Отсутствие бумаги не отменяет ответственности. Наоборот, без понятных ролей документы теряются быстрее, чем на бумаге. Обычно распределяют следующие функции:

• Руководитель утверждает порядок работы с документами и принимает решения о сервисах.
• Бухгалтер отвечает за корректность данных, отчетность и сверки.
• Менеджер создает договоры и акты и следит за их подписанием.
• Склад фиксирует отгрузки и приемку товара, на основании которых формируется ЭТТН.
• Каждый владелец электронной подписи сам хранит свой ключ, следит за сроком его действия и не передает его другим сотрудникам. Ключ находится только у того, кому он выдан.
• Системный администратор или подрядчик обеспечивает работу программ и доступов.

Главный вопрос, на который должна отвечать компания: кто создает документ, кто проверяет, кто подписывает и кто контролирует, что документ получен второй стороной.

Если нужно, можно добавить строку о том, что в компании может быть сотрудник, который ведет общий перечень подписей и напоминает о продлении сертификатов, но сами ключи он не хранит.

Важно учитывать, что задержка перечисления взносов может привести к возникновению задолженности и начислению пени.

Чаще всего проблемы возникают не из-за технологий, а из-за организации. Типичные ошибки:

• сервис подключили, но внутренние процессы не изменили, и документы продолжают дублироваться на бумаге;
• никто не отвечает за входящие документы, и часть из них остается непрочитанной;
• электронной подписью пользуется кто-либо, кроме того, кому она выдана;
• нет контроля статуса документов, и никто не знает, принят ли документ контрагентом;
• данные в бухгалтерии и в документах расходятся;
• электронные документы не архивируются, а хранятся в почте или на личных устройствах;
• не проверена готовность контрагентов работать электронно, и обмен все равно идет на бумаге.

Большинство этих ошибок устраняется на этапе планирования, если заранее определить роли и порядок работы.

Электронный документооборот упрощает работу только тогда, когда он встроен в реальные процессы компании. Подключить сервис можно за день, а выстроить порядок работы с документами — дольше. Новому бизнесу лучше определить эти правила в самом начале, пока операций немного. Перестраивать учет и документооборот после появления большого количества сделок всегда сложнее.