Как правильно оформить удаленных сотрудников? – Трудовые договоры и налоги

Дистанционная работа в Беларуси становится всё более распространённой. Компании нанимают специалистов, которые выполняют свои обязанности из дома или других городов, используя интернет и корпоративные системы связи.

Однако удаленная занятость требует правильного юридического оформления, чтобы избежать штрафов и трудовых споров.

Порядок дистанционной работы регулируется главой 25-1 Трудового кодекса Республики Беларусь (статьи 307-1 – 307-5).

Согласно статье 307-1 Трудового кодекса, дистанционная работа — это выполнение трудовых обязанностей вне места нахождения нанимателя с применением информационно-коммуникационных технологий.

Такая форма отличается от надомной тем, что работник использует компьютер и интернет, а контроль со стороны нанимателя осуществляется онлайн.

Дистанционный режим может устанавливаться:

• при приёме нового сотрудника;
• при переводе действующего работника по соглашению сторон.

Для оформления дистанционного сотрудника требуется:

• трудовой договор (в письменной форме);
• приказ о приеме на работу;
• ознакомление с должностной инструкцией, требованиями по охране труда и локальными нормативными актами работодателя.

Документы оформляются и подписываются в общем порядке — на бумаге, с последующим хранением в личном деле.

Трудовой договор с дистанционным сотрудником, помимо обычных условий, должен содержать:

• условие о том, что работа является дистанционной;
• режим и продолжительность рабочего времени;
• способы связи и отчётности;
• порядок предоставления оборудования и возмещения расходов (интернет, электричество, техника);
• условия оплаты труда и сроки выплаты;
• правила защиты персональных данных и коммерческой информации.

Эти пункты обеспечивают юридическую защиту обеих сторон и прозрачность взаимодействия.

Налогообложение дистанционных сотрудников полностью совпадает с обычной формой занятости.

Работодатель обязан:

• удерживать подоходный налог 13 % с доходов работников (ст. 214 Налогового кодекса Республики Беларусь);
• начислять и перечислять взносы в ФСЗН и Белгосстрах в общем порядке;
• подавать отчётность в установленные сроки.

Место выполнения работы не влияет на налоговые обязательства, если сотрудник проживает на территории Республики Беларусь.

Работодатель вправе контролировать выполнение обязанностей дистанционных сотрудников через:

• электронные системы учета задач и времени;
• корпоративные порталы и отчетные формы;
• еженедельные отчеты о проделанной работе.

Документы кадрового учета — личные карточки, приказы, графики отпусков — оформляются в бумажном виде либо в электронных системах хранения, если это предусмотрено внутренними правилами.

• Заключение гражданско-правового договора вместо трудового при фактических трудовых отношениях.
• Отсутствие положения о дистанционной работе в локальных актах.
• Неуказанные компенсации за использование личного оборудования.
• Отсутствие учёта рабочего времени.
• Нарушение правил охраны труда и защиты информации.

Такие ошибки могут стать основанием для претензий инспекций и судебных споров.

Дистанционная занятость в Беларуси полностью законна, если оформлена в соответствии с Трудовым кодексом.

Главные элементы — письменный трудовой договор, корректное налогообложение и учет рабочего времени.

Правильно оформленные отношения защищают работодателя от штрафов, а сотрудника — от рисков неофициальной занятости.