Книга замечаний и предложений по-новому: где она должна храниться и почему налоговая ищет её по вашему юрадресу

С 1 января 2026 года правила работы с книгой замечаний и предложений в Беларуси фактически “перезапустили”: действует новое Положение, утверждённое постановлением Совмина от 12.11.2025 № 635. Оно определяет, кому нужна книга, как её получать, вести и хранить, а также что и как проверяют контролирующие органы.

Ключевой момент: книга — это не «формальность для галочки». Она должна предъявляться по первому требованию гражданина, при этом запрещено требовать паспорт или объяснять причины обращения, а предъявлять книгу нужно в развернутом виде на очередной свободной странице, чтобы исключить ознакомление с чужими записями.

Почему в 2026 году налоговая всё чаще «привязывает» вопрос книги к юрадресу? Потому что новое Положение закрепило адресную дисциплину: место нахождения книги должно соответствовать адресу, указанному в электронном банке данных, а при изменении адреса книга-локации организация/ИП обязаны не позднее следующего рабочего дня уведомить налоговый орган для внесения изменений в этот банк данных.

Плюс в 2026 году налоговый контроль в целом стал более “адресным” (налоговые органы получили право реагировать на отсутствие организации по месту госрегистрации), поэтому любые документы, которые должны быть в конкретном месте, становятся для проверяющих быстрым индикатором порядка по юрадресу.

Отдельно важно: отсутствие книги или непредъявление по первому требованию — это уже административная ответственность (штраф до 4 базовых величин).

С 01.01.2026 действует новое Положение о порядке выдачи, ведения и хранения книги замечаний и предложений, утвержденное постановлением Совмина № 635 от 12.11.2025. Именно оно задаёт “правила игры” для организаций и ИП: как книгу предъявлять, где она должна находиться, кто отвечает за её хранение и как фиксируется адрес нахождения книги.
Ниже — основные изменения/акценты, которые реально влияют на проверки и риски.

1.1. Предъявление книги — строго “по первому требованию” и в определенном виде

Положение прямо устанавливает:

• книга предъявляется гражданину по первому требованию;
• запрещено требовать у гражданина документы, удостоверяющие личность, либо требовать разъяснения причин обращения;
• книга предъявляется в развернутом виде на очередной свободной странице, чтобы исключить ознакомление с записями других граждан;
• при предъявлении нельзя указывать, “как правильно писать” и нельзя навязывать формулировки.

Практический смысл: в 2026 году типовая ошибка “покажите паспорт/скажите причину/мы выдадим позже” — это прямой конфликт с установленным порядком.

1.2. Адресная дисциплина: где книга находится — должно совпадать с данными в электронном банке

Это как раз то, почему книгу начали чаще искать “по адресу”.
Положение закрепляет два ключевых правила:

• место нахождения книги должно соответствовать адресу, указанному в электронном банке данных бланков документов и документов с определенной степенью защиты;
• при изменении адреса, по которому находится книга, организация/ИП обязаны не позднее следующего рабочего дня уведомить налоговый орган, чтобы тот внес изменения в электронный банк данных.

То есть книга — не просто “где удобно положили”. Она привязана к конкретному адресу в государственной системе, которую сопровождает налоговый орган.

1.3. Усилен порядок хранения: книга и документы по обращениям должны сохраняться

Положение детально фиксирует, что:

• заполненная книга хранится по месту ее ведения до окончания календарного года, при этом на этом же месте ведётся новая книга;
• затем заполненная книга передается в архив организации (или хранится у ИП) и хранится 5 лет;
• должны храниться копии ответов на замечания/предложения и связанные материалы, подтверждающие рассмотрение обращений. 

Практический смысл: проверка в 2026 году — это не только “где книга лежит”, но и “есть ли след рассмотрения” (ответы и документы).

Базовый ответ на вопрос “где хранится книга замечаний и предложений” задаёт ст. 24 Закона № 300-З “Об обращениях граждан и юридических лиц”. Она прямо закрепляет, что книга ведется:

• в организации, у индивидуального предпринимателя;
• в обособленных подразделениях организации, расположенных вне места нахождения организации;
• в местах реализации товаров, выполнения работ, оказания услуг, если деятельность осуществляется в таких местах.

То есть логика закона “привязана” не к абстрактному юрадресу, а к точке взаимодействия с потребителем/гражданином (где он реально может потребовать книгу). Но с 2026 года появляется важный практический нюанс: место нахождения книги должно совпадать с адресом, указанным в электронном банке данных, а изменения адреса нужно оперативно сообщать в налоговый орган.

Ниже — разбор по типовым форматам бизнеса.

2.1. Один офис / одна точка обслуживания

Если у вас одна локация, где вы принимаете клиентов, продаёте товары или оказываете услуги, книга должна находиться именно там, чтобы её можно было предъявить по первому требованию.

Критично: книга должна быть доступна персоналу, и персонал должен понимать порядок выдачи (без паспорта/объяснений, развернутая чистая страница).

2.2. Несколько торговых точек / несколько мест оказания услуг

Если деятельность ведется в нескольких местах, “одна книга на весь бизнес” обычно не решает задачу закона: гражданин должен получить книгу там, где он находится и где ему оказывают услугу/продают товар. Это следует из прямой нормы про ведение книги “в местах реализации/работ/услуг”.

Практическая модель: книга на каждой точке, которая работает с гражданами. И по каждой книге — адрес в электронном банке данных должен соответствовать фактическому месту ее нахождения (иначе возникает риск “книга есть, но не там”).

2.3. Обособленное подразделение вне места нахождения организации

Если у организации есть обособленное подразделение, расположенное вне места нахождения, закон прямо говорит, что книга ведётся в таком подразделении.

То есть подразделение должно иметь возможность предъявить книгу автономно, без “запросим у головного офиса”.

2.4. Услуги на выезде / дистанционный формат

Закон привязывает книгу к “местам реализации/работ/услуг”, но в выездных/онлайн-моделях нужно построить понятный внутренний порядок, чтобы по требованию книгу могли предъявить без искусственных барьеров (поскольку Положение запрещает требовать документы и объяснения и требует выдавать книгу по первому требованию).
В статье важно описывать это как организационную задачу, а не придумывать “жёсткое правило”, которого нет в норме.

Таблица: формат бизнеса → где должна быть книга → что проверить

В 2026 году “привязка” книги замечаний и предложений к адресу стала не бытовым ожиданием проверяющего, а элементом правового режима самой книги. Здесь работают сразу два механизма.

3.1. Адрес книги фиксируется в государственной базе, а изменения идут через налоговый орган

Новое Положение прямо говорит, что информация о книгах включается в электронный банк данных бланков документов и документов с определенной степенью защиты.

Дальше — ключевая норма, из-за которой и возникает вопрос “почему ищут по адресу”:

• место нахождения книги должно соответствовать адресу, который по ней указан в электронном банке данных;
• если адрес изменился, организация/ИП обязаны не позднее рабочего дня, следующего за днем изменения, направить уведомление в налоговый орган для внесения изменений в электронный банк данных.

То есть налоговая здесь не “просто пришла спросить”. Она выступает как орган, через который обновляется адрес книги в системе. Поэтому, когда проверяющий приходит по месту госрегистрации/по адресу точки, он часто сверяет простой вопрос: книга действительно находится там, где заявлена.

3.2. “Книга есть, но не здесь” — это практически равно “книги нет”

Даже если книга физически существует, но она лежит по другому адресу, возникают два риска:

1. Вы не можете предъявить книгу по первому требованию гражданина в месте, где он ее запросил — а Положение требует предъявлять книгу по первому требованию, без паспортов и “объяснений”, и выдавать ее сразу в правильном виде (развернутой на чистой странице).
2. Фактическое место книги не соответствует адресу в электронном банке данных, а это прямое нарушение адресного требования Положения.

Отсюда практическая логика проверок: на адресе (в офисе, магазине, точке услуг) книгу либо можно предъявить корректно, либо нет — “в бухгалтерии/у директора/в другом офисе” уже воспринимается как несоответствие установленному порядку.

3.3. Почему в 2026 усилился “адресный” фокус проверок в целом

Параллельно с изменениями по книге в 2026 году налоговый контроль в целом стал более “адресным”: МНС официально разъяснило, что с 2026 года в НК появилось основание для приостановления операций по счетам, если налоговый орган установит факт отсутствия юрлица по месту госрегистрации (подтверждается актом обследования).

Это не значит, что книгу “ищут для блокировки”. Но на практике любая обязательная “адресная” вещь (вроде книги, которая должна быть в конкретном месте и совпадать с данными в базе) становится индикатором того, что с юрадресом/организацией работы “на месте” всё в порядке.

В 2026 году к книге замечаний и предложений относятся как к официальному документу, для которого важны две вещи:

1. чтобы ее можно было предъявить по первому требованию и в установленном виде;
2. чтобы книга фактически находилась там, где она заявлена (адрес в электронном банке данных).

4.1. Кто отвечает за книгу

По Положению ответственность за ведение и хранение книги несет организация (через руководителя/уполномоченное лицо) или индивидуальный предприниматель — то есть это зона ответственности самого субъекта, а не “администратора точки” по умолчанию. Поэтому в нормальной модели внутри бизнеса должен быть назначен конкретный ответственный (приказ/распоряжение) и понятный порядок, где книга лежит и кто её выдаёт.

4.2. Где хранить книгу, чтобы не попасть в нарушение

Положение вводит принцип “адресной совпадаемости”:

• место нахождения книги должно соответствовать адресу, указанному в электронном банке данных;
• при изменении адреса — уведомление в налоговый орган не позднее следующего рабочего дня, чтобы адрес в базе обновили.

Практически это означает: если фактически книга лежит “в другом офисе/у директора/в бухгалтерии”, а на точке обслуживания ее нет, вы одновременно рискуете:

• не выполнить обязанность предъявить книгу по первому требованию;
• нарушить требование о соответствии места нахождения книги адресу из базы.

4.3. Как хранить заполненную книгу и документы по обращениям (сроки)

Положение отдельно регулирует хранение:

• заполненная книга хранится по месту ее ведения до окончания календарного года, при этом новая книга продолжает вестись на этом же месте;
• затем заполненная книга передается в архив организации (или хранится у ИП) и хранится 5 лет;
• дополнительно должны сохраняться копии ответов и материалы, связанные с рассмотрением замечаний/предложений.

Это важно для проверок: в 2026 году проверяют не только “лежит ли книга”, но и есть ли документальный след рассмотрения обращений (ответы/материалы).

4.4. Важный нюанс про выдачу книги (чтобы хранение не превращалось в нарушение)

Даже идеально организованное хранение “на месте” не спасёт, если персонал выдает книгу неправильно. В 2026 году порядок жёсткий:

• книга выдаётся по первому требованию,
• без паспорта и без объяснений,
• развернутой на чистой странице.

Тема книги замечаний и предложений часто воспринимается как “мелкая формальность”, пока не возникает проверка. В 2026 году риски стали более приземленными: порядок предъявления и адресная привязка книги прописаны жестко, а за нарушения есть конкретная административная ответственность.

5.1. Штраф: когда наступает ответственность

КоАП прямо устанавливает ответственность за:

• отсутствие книги замечаний и предложений,
• непредъявление книги по первому требованию гражданина.

Санкция — штраф до 4 базовых величин.

Важно: ответственность может наступить не только если книги “вообще нет”, но и если она фактически недоступна в момент требования — например, “книга у директора”, “в другом офисе”, “сейчас принесем позже”. Положение требует предъявлять книгу по первому требованию и запрещает вводить дополнительные условия.

5.2. Типовые нарушения, которые чаще всего фиксируют

Ниже — ошибки, которые прямо конфликтуют с правилами 2026 года:

1. Требуют паспорт или “объяснить причину”. Положение прямо запрещает требовать документы, удостоверяющие личность, и требовать разъяснения причин обращения.
2. Выдают книгу “не сразу” или “только при руководителе”. Формулировка “по первому требованию” означает, что книга должна быть доступна без искусственных барьеров.
3. Показывают книгу в свернутом виде или на странице с чужими записями. Книга должна предъявляться в развернутом виде на очередной свободной странице, чтобы исключить ознакомление с записями других граждан.
4. Книга “есть”, но находится по другому адресу. Положение требует, чтобы место нахождения книги соответствовало адресу, указанному в электронном банке данных. Если адрес изменился — уведомить налоговый орган не позднее следующего рабочего дня для внесения изменений в базу.
5. Нет “следа рассмотрения” обращений. В 2026 году важно хранить не только саму книгу, но и копии ответов и материалы по рассмотрению замечаний/предложений, а заполненную книгу — по правилам хранения (до конца года на месте ведения и затем 5 лет).

✔️ Проверьте, где физически лежит книга и совпадает ли это место с адресом в электронном банке данных.
✔️ Если книга переехала — подайте уведомление в ИМНС не позднее следующего рабочего дня после изменения адреса, чтобы обновили данные в базе.
✔️ Назначьте ответственное лицо (и замену на время отсутствия), чтобы книга выдавалась без “руководитель в отпуске”.
✔️ Инструктаж персонала (1 минута): книга выдаётся по первому требованию, без паспорта и без объяснений, развернутой на чистой странице.
✔️ Убедитесь, что заполненные книги и копии ответов хранятся по правилам: заполненная — до конца года на месте ведения, затем 5 лет в архиве/у ИП; ответы и материалы — сохраняются.

С 2026 года книга замечаний и предложений — это документ с четкими правилами: её нужно выдавать по первому требованию, без паспорта и объяснений, и показывать на чистой странице. Одновременно появилась жёсткая “адресная привязка”: книга должна находиться там, где она указана в электронном банке данных, а при смене адреса об этом нужно оперативно уведомлять налоговый орган.

Чтобы не получать штраф и не создавать “адресных” рисков, держите книгу в правильном месте, обучите персонал и храните заполненные книги и ответы по установленным срокам.